Что такое ЭДО и зачем он нужен

ЭДО — электронный документооборот между контрагентами через специальные сервисы. Такие сервисы называют операторами ЭДО.

Если использовать ЭДО, все документы можно отправлять онлайн. Не придется распечатывать, подписывать, сканировать и отправлять их маркетплейсу. Юридическую силу документам дает ЭЦП — электронная цифровая подпись. Она работает так же, как обычная подпись, только онлайн.

ЭДО нужен предпринимателям, которые начали продавать на маркетплейсах, по трем причинам.

Этого требует закон. Продавцы товаров, подлежащих обязательной маркировке, обязаны сообщать сведения о них в систему «Честный знак» через операторов ЭДО. Даже если они обмениваются документами с маркетплейсом по почте, все равно придется оцифровать их и передать в систему «Честный знак».

Список товаров, подлежащих обязательной маркировке, большой. Это обувь, шубы, туалетная вода, постельное белье и многие другие товары. Полный список можно посмотреть в перечне.

Этого требуют маркетплейсы. У каждой площадки свои требования. Приведем для примера условия трех крупнейших маркетплейсов:

На Wildberries ЭДО обязательно для плательщиков НДС.
На Яндекс.Маркете ЭДО нужно тем, кто работает по модели FBY — продает со складов площадки.
На Ozon ЭДО обязательно для тех, кто продает товары по схеме FBO — со складов маркетплейса.

Еще ЭДО обязательно для продажи ювелирных изделий и товаров, которые нужно регистрировать в ФГИС «Меркурий».

Еще Ozon требует ЭДО для поставок на некоторые склады. Подробнее об этом блогу ПланФакта рассказала руководитель отдела по работе с маркетплейсами компании FuLEx Анна Лаврухина:

«На Ozon ЭДО необходим для торговли ювелирной или маркированной продукцией, а также для создания поставок на некоторые склады — Тверь, Хоругвино-негабарит, распределительные центры и дарксторы»

Это удобнее, чем стандартный документооборот. У ЭДО много преимуществ по сравнению с отправкой документов по почте и работой с ними в личном кабинете селлера. Вот самые частые преимущества, о которых говорят поставщики:

мгновенная отправка — на оформление и подписание документа через оператора ЭДО уходит несколько минут;
снижение расходов — не нужно оплачивать услуги курьера, конверты и марки;
ускорение бизнес-процессов — не нужно ждать согласований и подписей от контрагента;
автоматизация работы — операторы ЭДО предоставляют шаблоны документов и интеграции со сторонними сервисами;
легкое хранение — операторы предоставляют облачный архив, в котором можно найти любой документ за все время работы.

Когда стоит использовать ЭДО, а когда — нет

Электронный документооборот придется использовать, если продаете маркированные товары или работаете с маркетплейсом по схеме, когда он обязателен. В остальных случаях можно использовать возможности личного кабинета селлера — в нем тоже можно формировать документы и согласовывать их. Эта схема называется упрощенным электронным документооборотом.

Второй вариант обычно выбирают, если:

селлер только вышел на площадку и пока присматривается к ней — делает тестовые поставки, чтобы понять, будет ли торговля выгодна;
у селлера небольшой объем продаж, и ему не хочется разбираться в интерфейсе дополнительных сервисов.

Но по мнению экспертов, даже в этих случаях стоит использовать ЭДО. Руководитель отдела электронной коммерции ООО «Профит Гудс» в составе финансово-промышленной группе «Профит» Алена Галеева считает, что его нужно применять всем:

«Без электронного документооборота не получится работать с большинством маркетплейсов. Вы просто не сможете начать продавать на площадке, пока у вас нет ЭДО.

На мой взгляд, электронный документооборот стоит использовать всем: юрлицам, ИП, госорганам, поскольку использование ЭДО сильно упрощает взаимодействие между контрагентами. В госорганы сдаются отчеты, что сильно упрощает жизнь бухгалтерам. Даже физлица используют ЭДО (имеется в виду электронная подпись). С помощью нее можно решать множество задач удаленно.

ЭДО дает возможность упростить процедуру документооборота в компании. Не нужно тратиться на конверты и марки, выделять сотрудника и отправлять огромную кучу документов по почте, где еще не один час простоишь в очереди»

Как работают с маркетплейсами через ЭДО

Условно работу можно разделить на два больших блока: приемку и отправку документов.

В конце каждого месяца маркетплейс присылает пачку документов. Вы проверяете их — и, если со всем согласны, подписываете с помощью ЭЦП. Фактически это выглядит так: заходите в сервис, открываете документы, вставляете носитель с ЭЦП в компьютер и нажимаете на «Подписать».

Если нужно отправить маркетплейсу документы — например, заявку на поставку — вы формируете их в личном кабинете и направляете площадке. Обычно у операторов есть готовые шаблоны — достаточно заполнить их данными. Когда представители маркетплейса подпишут документы, они получат юридическую силу.

О процессе на примере ПланФакту рассказала эксперт в операционных процессах на маркетплейсах и преподаватель факультета e-commerce Университета «Синергия» Лина Гриценко:

«Чтобы работать с ЭДО, нужно зайти на сайт оператора с помощью ключа подписи. Там видны входящие и исходящие документы. Можно отправить накладную на поставку — например, мы так часто делаем на Ozon. Или подписать закрывающие документы по итогам недели/месяца от площадок. Для этого документ нужно открыть, проверить и нажать кнопку «подписать»

Руководитель отдела по работе с маркетплейсами компании FuLEx Анна Лаврухина рассказала, как работает документооборот в целом:

«Ozon присылает поставщикам документы через ЭДО в конце каждого месяца в формате отчетов, УПД, УКД или актов брака и недостачи. Так, например, продавец получает информацию о реализации товара, затратах на рекламу и комиссии маркетплейса. Все эти документы отображаются в системе ЭДО и дублируются в личном кабинете поставщика на сайте Ozon.

Поставщики Ozon могут отправлять документы только через личный кабинет системы ЭДО в формате УПД. Этот документ необходимо отправлять при создании поставки на некоторые склады маркетплейса для дальнейшей продажи по схеме FBO. Документ считается принятым, когда он подписан обеими сторонами через ЭЦП»

Руководитель отдела электронной коммерции ООО «Профит Гудс» в составе финансово-промышленной группе «Профит» Алена Галеева рассказала ПланФакту, как поступать, если случайно ошиблись в документах:

«У разных площадок свой пакет документов, которыми вы можете обмениваться. Например, в Ozon вы высылаете отгрузочные документы (УПД), они вам присылают также УПД на оказанные услуги, акты взаимозачета и т.д. В ЭДО также могут приходить договоры или соглашения при заказе каких-либо услуг на площадке или при изменениях условий работы.

Если вы высылаете документы в маркетплейс, то в личном кабинете ЭДО будете видеть статус. Как только его подпишет маркетплейс, вы увидите смену статуса в ЛК. Если же маркетплейс обнаружил ошибку в документе, то он отказывает в подписи и указывает в комментариях, где именно в документе находится ошибка. После того, как вы исправили ошибку, документ необходимо отправить снова через ЭДО на площадку. Такое взаимодействие в разы сокращает время на пересылку документов и исключает риски потери оригиналов»

Какого оператора ЭДО выбрать

Выбор оператора в первую очередь зависит от того, с каким маркетплейсом вы работаете. У каждой площадки свои требования — разберемся на примере трех крупнейших:

Wildberries никак не ограничивает селлеров — работать с ним можно через любого оператора.
Яндекс.Маркет работает с операторами «Контур.Диадок» и СБИС. Роуминга нет, подключиться через другого оператора нельзя.
Ozon работает напрямую с операторами «Контур.Диадок» и «СФЕРА.Курьер». Можно использовать и других операторов через роуминг — так называют «связку» двух операторов. Но тогда все равно придется зарегистрироваться в «Контур.Диадок» или «СФЕРА.Курьер», чтобы связать вашего оператора с Ozon.

Для большинства маркетплейсов можно использовать любого оператора ЭДО, который соответствует требованиям закона. Список таких сервисов можно посмотреть в реестре на сайте ФНС.

Чтобы выбрать между операторами, обычно сравнивают стоимость тарифов, возможные ограничения, репутацию, качество работы технической поддержки, наличие роуминга и возможность интеграции. Нужно учитывать параметры, которые важны вам. Например, если работаете в 1C, лучше выбрать оператора, который поддерживает интеграцию с системой. Тогда весь документооборот можно будет автоматизировать.

Мы спросили экспертов, каких операторов ЭДО используют они. Вот что рассказала эксперт в операционных процессах на маркетплейсах и преподаватель факультета e-commerce Университета «Синергия» Лина Гриценко:

«Мы чаще всего используем «Контур.Диадок», он кажется нам самым удобным по интерфейсу. Иногда пользуемся СБИС, но скорее по привычке, так как раньше работали только с ним и тариф был дешевле»

Руководитель отдела электронной коммерции ООО «Профит Гудс» в составе финансово-промышленной группе «Профит» Алена Галеева тоже отдает предпочтение этому оператору:

«В нашей компании мы используем «Контур.Диадок». На мой взгляд, это один из наиболее удобных операторов на сегодняшний день. Плюсы данного оператора — хорошая техническая поддержка, удобный и интуитивно понятный интерфейс, интеграция с 1С и многое другое»

Как начать использовать ЭДО для маркетплейсов

Есть три простых шага — получение ЭЦП, регистрация у оператора ЭДО и добавление маркетплейса в качестве контрагента.

Чтобы получить электронную подпись, нужно выбрать подходящий вам вид ЭЦП и обратиться в ФНС. Вот как выглядит процесс в 2022 году:

Подаете заявку на выдачу ЭЦП — лично в налоговой или на сайте ФНС в личном кабинете.
Покупаете носитель, на который запишут подпись — это токен, сертифицированный ФСБ или ФСТЭК России. Он выглядит как флешка. Купить его можно в магазине производителя или удостоверяющем центре.
Посещаете ФНС. С собой нужно взять паспорт, СНИЛС, сам токен и сертификат соответствия на него. Сертификат можно получить в удостоверяющем центре или скачать с сайта производителя.

Когда ЭЦП будет у вас на руках, нужно выбрать оператора ЭДО и подключиться к нему. Для этого вы отправляете заявку оператору — менеджер связывается с вами, помогает выбрать тариф и подключает вас к системе. Обычно с подключением помогают — настраивают софт, обучают сотрудников работе с ним, отвечают на дополнительные вопросы.

Процесс добавления маркетплейса в качестве контрагента может незначительно отличаться у разных операторов ЭДО. В целом он выглядит так:

находите вашу торговую площадку в списке возможных контрагентов;
отправляете приглашение к сотрудничеству.

Когда маркетплейс пример приглашение, вы сможете обмениваться с ним документами.

До конца 2022 года возможен другой порядок действий — подробнее о нем рассказала руководитель отдела по работе с маркетплейсами компании FuLEx Анна Лаврухина:

«Чтобы начать работу с торговой площадкой через ЭДО, необходимо зарегистрироваться в системе, с которой работает конкретный маркетплейс, и отправить ему приглашение. После того, как контрагент примет приглашение, нужно загрузить в личный кабинет ЭЦП (электронную цифровую подпись) — именно она придает документам юридическую силу. Если у поставщика еще нет ЭЦП, ее можно оформить внутри системы ЭДО»

Электронный документооборот упрощает работу с контрагентами, которые тоже его используют — в том числе с маркетплейсами. Если у вас большой поток документов, ЭДО поможет оптимизировать и ускорить процессы.