Фулфилмент для маркетплейсов
Режим работы: Круглосуточно
logo
Фулфилмент
для маркетплейсов

ЭДО для маркетплейсов: как работает и зачем нужен поставщикам

Редакция FULEX
Редакция FULEX
эдо_для_маркеплейсов

Что такое ЭДО и зачем он нужен

ЭДО — электронный документооборот между контрагентами через специальные сервисы. Такие сервисы называют операторами ЭДО.

Если использовать ЭДО, все документы можно отправлять онлайн. Не придется распечатывать, подписывать, сканировать и отправлять их маркетплейсу. Юридическую силу документам дает ЭЦП — электронная цифровая подпись. Она работает так же, как обычная подпись, только онлайн.

ЭДО нужен предпринимателям, которые начали продавать на маркетплейсах, по трем причинам.

Этого требует закон. Продавцы товаров, подлежащих обязательной маркировке, обязаны сообщать сведения о них в систему «Честный знак» через операторов ЭДО. Даже если они обмениваются документами с маркетплейсом по почте, все равно придется оцифровать их и передать в систему «Честный знак».

Список товаров, подлежащих обязательной маркировке, большой. Это обувь, шубы, туалетная вода, постельное белье и многие другие товары. Полный список можно посмотреть в перечне.

Этого требуют маркетплейсы. У каждой площадки свои требования. Приведем для примера условия трех крупнейших маркетплейсов:

  • На Wildberries ЭДО обязательно для плательщиков НДС.
  • На Яндекс.Маркете ЭДО нужно тем, кто работает по модели FBY — продает со складов площадки.
  • На Ozon ЭДО обязательно для тех, кто продает товары по схеме FBO — со складов маркетплейса.

Еще ЭДО обязательно для продажи ювелирных изделий и товаров, которые нужно регистрировать в ФГИС «Меркурий».

Еще Ozon требует ЭДО для поставок на некоторые склады. Подробнее об этом блогу ПланФакта рассказала руководитель отдела по работе с маркетплейсами компании FuLEx Анна Лаврухина:

«На Ozon ЭДО необходим для торговли ювелирной или маркированной продукцией, а также для создания поставок на некоторые склады — Тверь, Хоругвино-негабарит, распределительные центры и дарксторы»

Это удобнее, чем стандартный документооборот. У ЭДО много преимуществ по сравнению с отправкой документов по почте и работой с ними в личном кабинете селлера. Вот самые частые преимущества, о которых говорят поставщики:

  • мгновенная отправка — на оформление и подписание документа через оператора ЭДО уходит несколько минут;
  • снижение расходов — не нужно оплачивать услуги курьера, конверты и марки;
  • ускорение бизнес-процессов — не нужно ждать согласований и подписей от контрагента;
  • автоматизация работы — операторы ЭДО предоставляют шаблоны документов и интеграции со сторонними сервисами;
  • легкое хранение — операторы предоставляют облачный архив, в котором можно найти любой документ за все время работы.

Когда стоит использовать ЭДО, а когда — нет

Электронный документооборот придется использовать, если продаете маркированные товары или работаете с маркетплейсом по схеме, когда он обязателен. В остальных случаях можно использовать возможности личного кабинета селлера — в нем тоже можно формировать документы и согласовывать их. Эта схема называется упрощенным электронным документооборотом.

Второй вариант обычно выбирают, если:

  • селлер только вышел на площадку и пока присматривается к ней — делает тестовые поставки, чтобы понять, будет ли торговля выгодна;
  • у селлера небольшой объем продаж, и ему не хочется разбираться в интерфейсе дополнительных сервисов.

Но по мнению экспертов, даже в этих случаях стоит использовать ЭДО. Руководитель отдела электронной коммерции ООО «Профит Гудс» в составе финансово-промышленной группе «Профит» Алена Галеева считает, что его нужно применять всем:

«Без электронного документооборота не получится работать с большинством маркетплейсов. Вы просто не сможете начать продавать на площадке, пока у вас нет ЭДО.

На мой взгляд, электронный документооборот стоит использовать всем: юрлицам, ИП, госорганам, поскольку использование ЭДО сильно упрощает взаимодействие между контрагентами. В госорганы сдаются отчеты, что сильно упрощает жизнь бухгалтерам. Даже физлица используют ЭДО (имеется в виду электронная подпись). С помощью нее можно решать множество задач удаленно.

ЭДО дает возможность упростить процедуру документооборота в компании. Не нужно тратиться на конверты и марки, выделять сотрудника и отправлять огромную кучу документов по почте, где еще не один час простоишь в очереди»

Как работают с маркетплейсами через ЭДО

Условно работу можно разделить на два больших блока: приемку и отправку документов.

В конце каждого месяца маркетплейс присылает пачку документов. Вы проверяете их — и, если со всем согласны, подписываете с помощью ЭЦП. Фактически это выглядит так: заходите в сервис, открываете документы, вставляете носитель с ЭЦП в компьютер и нажимаете на «Подписать».

Если нужно отправить маркетплейсу документы — например, заявку на поставку — вы формируете их в личном кабинете и направляете площадке. Обычно у операторов есть готовые шаблоны — достаточно заполнить их данными. Когда представители маркетплейса подпишут документы, они получат юридическую силу.

О процессе на примере ПланФакту рассказала эксперт в операционных процессах на маркетплейсах и преподаватель факультета e-commerce Университета «Синергия» Лина Гриценко:

«Чтобы работать с ЭДО, нужно зайти на сайт оператора с помощью ключа подписи. Там видны входящие и исходящие документы. Можно отправить накладную на поставку — например, мы так часто делаем на Ozon. Или подписать закрывающие документы по итогам недели/месяца от площадок. Для этого документ нужно открыть, проверить и нажать кнопку «подписать»

Руководитель отдела по работе с маркетплейсами компании FuLEx Анна Лаврухина рассказала, как работает документооборот в целом:

«Ozon присылает поставщикам документы через ЭДО в конце каждого месяца в формате отчетов, УПД, УКД или актов брака и недостачи. Так, например, продавец получает информацию о реализации товара, затратах на рекламу и комиссии маркетплейса. Все эти документы отображаются в системе ЭДО и дублируются в личном кабинете поставщика на сайте Ozon.

Поставщики Ozon могут отправлять документы только через личный кабинет системы ЭДО в формате УПД. Этот документ необходимо отправлять при создании поставки на некоторые склады маркетплейса для дальнейшей продажи по схеме FBO. Документ считается принятым, когда он подписан обеими сторонами через ЭЦП»

Руководитель отдела электронной коммерции ООО «Профит Гудс» в составе финансово-промышленной группе «Профит» Алена Галеева рассказала ПланФакту, как поступать, если случайно ошиблись в документах:

«У разных площадок свой пакет документов, которыми вы можете обмениваться. Например, в Ozon вы высылаете отгрузочные документы (УПД), они вам присылают также УПД на оказанные услуги, акты взаимозачета и т.д. В ЭДО также могут приходить договоры или соглашения при заказе каких-либо услуг на площадке или при изменениях условий работы.

Если вы высылаете документы в маркетплейс, то в личном кабинете ЭДО будете видеть статус. Как только его подпишет маркетплейс, вы увидите смену статуса в ЛК. Если же маркетплейс обнаружил ошибку в документе, то он отказывает в подписи и указывает в комментариях, где именно в документе находится ошибка. После того, как вы исправили ошибку, документ необходимо отправить снова через ЭДО на площадку. Такое взаимодействие в разы сокращает время на пересылку документов и исключает риски потери оригиналов»

Какого оператора ЭДО выбрать

Выбор оператора в первую очередь зависит от того, с каким маркетплейсом вы работаете. У каждой площадки свои требования — разберемся на примере трех крупнейших:

  • Wildberries никак не ограничивает селлеров — работать с ним можно через любого оператора.
  • Яндекс.Маркет работает с операторами «Контур.Диадок» и СБИС. Роуминга нет, подключиться через другого оператора нельзя.
  • Ozon работает напрямую с операторами «Контур.Диадок» и «СФЕРА.Курьер». Можно использовать и других операторов через роуминг — так называют «связку» двух операторов. Но тогда все равно придется зарегистрироваться в «Контур.Диадок» или «СФЕРА.Курьер», чтобы связать вашего оператора с Ozon.

Для большинства маркетплейсов можно использовать любого оператора ЭДО, который соответствует требованиям закона. Список таких сервисов можно посмотреть в реестре на сайте ФНС.

Чтобы выбрать между операторами, обычно сравнивают стоимость тарифов, возможные ограничения, репутацию, качество работы технической поддержки, наличие роуминга и возможность интеграции. Нужно учитывать параметры, которые важны вам. Например, если работаете в 1C, лучше выбрать оператора, который поддерживает интеграцию с системой. Тогда весь документооборот можно будет автоматизировать.

Мы спросили экспертов, каких операторов ЭДО используют они. Вот что рассказала эксперт в операционных процессах на маркетплейсах и преподаватель факультета e-commerce Университета «Синергия» Лина Гриценко:

«Мы чаще всего используем «Контур.Диадок», он кажется нам самым удобным по интерфейсу. Иногда пользуемся СБИС, но скорее по привычке, так как раньше работали только с ним и тариф был дешевле»

Руководитель отдела электронной коммерции ООО «Профит Гудс» в составе финансово-промышленной группе «Профит» Алена Галеева тоже отдает предпочтение этому оператору:

«В нашей компании мы используем «Контур.Диадок». На мой взгляд, это один из наиболее удобных операторов на сегодняшний день. Плюсы данного оператора — хорошая техническая поддержка, удобный и интуитивно понятный интерфейс, интеграция с 1С и многое другое»

Как начать использовать ЭДО для маркетплейсов

Есть три простых шага — получение ЭЦП, регистрация у оператора ЭДО и добавление маркетплейса в качестве контрагента.

Чтобы получить электронную подпись, нужно выбрать подходящий вам вид ЭЦП и обратиться в ФНС. Вот как выглядит процесс в 2022 году:

  • Подаете заявку на выдачу ЭЦП — лично в налоговой или на сайте ФНС в личном кабинете.
  • Покупаете носитель, на который запишут подпись — это токен, сертифицированный ФСБ или ФСТЭК России. Он выглядит как флешка. Купить его можно в магазине производителя или удостоверяющем центре.
  • Посещаете ФНС. С собой нужно взять паспорт, СНИЛС, сам токен и сертификат соответствия на него. Сертификат можно получить в удостоверяющем центре или скачать с сайта производителя.

Когда ЭЦП будет у вас на руках, нужно выбрать оператора ЭДО и подключиться к нему. Для этого вы отправляете заявку оператору — менеджер связывается с вами, помогает выбрать тариф и подключает вас к системе. Обычно с подключением помогают — настраивают софт, обучают сотрудников работе с ним, отвечают на дополнительные вопросы.

Процесс добавления маркетплейса в качестве контрагента может незначительно отличаться у разных операторов ЭДО. В целом он выглядит так:

  • находите вашу торговую площадку в списке возможных контрагентов;
  • отправляете приглашение к сотрудничеству.

Когда маркетплейс пример приглашение, вы сможете обмениваться с ним документами.

До конца 2022 года возможен другой порядок действий — подробнее о нем рассказала руководитель отдела по работе с маркетплейсами компании FuLEx Анна Лаврухина:

«Чтобы начать работу с торговой площадкой через ЭДО, необходимо зарегистрироваться в системе, с которой работает конкретный маркетплейс, и отправить ему приглашение. После того, как контрагент примет приглашение, нужно загрузить в личный кабинет ЭЦП (электронную цифровую подпись) — именно она придает документам юридическую силу. Если у поставщика еще нет ЭЦП, ее можно оформить внутри системы ЭДО»

Электронный документооборот упрощает работу с контрагентами, которые тоже его используют — в том числе с маркетплейсами. Если у вас большой поток документов, ЭДО поможет оптимизировать и ускорить процессы.

Содержание

Поделитесь этим постом

Выбор склада Wildberries для отгрузки товаров

В мире торговли на маркетплейсах, где скорость и эффективность играют ключевую роль, оптимальные поставки…

Что входит в услуги фулфилмента для маркетплейсов

Работа с фулфилмент-компаниями – это стратегическое решение, которое помогает продавцам оптимизировать процессы хранения, обработки…

Самые продаваемые товары на Wildberries в 2024 году

В мире электронной коммерции одним из самых привлекательных путей для предпринимателей является продажа на…

Обязательная маркировка товара с 1 апреля 2024 года: правила для продавца

В России внедряется система обязательной маркировки товаров под названием “Честный ЗНАК”, направленная на защиту…

Работа по FBS на маркетплейсах: проблемы и способы их решения

Стереотипы и мифы часто окружают модель FBS (Fulfillment by Seller), порой создавая ложное представление…

Что продавать на маркетплейсах в 2024 году

Как подобрать товар для продажи на маркетплейсах в 2024 Подбор товара для продажи на…

Как выйти на маркетплейсы в 2024 году: инструкция пошаговая

В этой статье мы рассматриваем современный путь к успеху в мире маркетплейсов и делимся…

Упаковка товаров для Wildberries: требования и стандарты

Одним из крупнейших маркетплейсов является Wildberries, он стремится предоставлять своим клиентам высочайший уровень обслуживания…

Какую схему работы с маркетплейсом выбрать. FBS или FBO?

FBS и FBO – это два основных метода организации поставок товаров на маркетплейс. Они…

Что такое фулфилмент для маркетплейсов

В мире торговли на маркетплейсах феномен фулфилмента становится неотъемлемой частью бизнес-процессов. Эта практика особенно…

Фулфилмент для Ozon: особенности и модели работы

Современный онлайн-ритейл стремительно развивается, открывая перед покупателями огромное количество возможностей для удобных и быстрых…

Фулфилмент для Wildberries: модели и условия работы

Wildberries является одним из ведущих маркетплейсов в рунете, предлагая широкий ассортимент товаров и услуг.…

Итоги 2022 года в FULEX

В декабре принято подводить итоги и строить планы на будущий год. Мы в FULEX…

FULEX — технологический партнер OZON

Раз в полгода наша команда проходит переаттестацию, чтобы подтвердить статус официального технологического партнера Ozon.…

FULEX вошёл в ТОП-2 лучших фулфилмент-операторов России

Мы заняли второе место в рейтинге лучших фулфилмент-операторов для маркетплейсов в 2022 году по…

Заказать обратный звонок

Закажите обратный звонок и менеджер свяжется с вами в течении 15 минут.

Нажимая кнопку «Заказать звонок», вы соглашаетесь с политикой обработки персональных данных
Получить демо-доступ к FULEX

Присоединяйтесь к нашему растущему списку довольных клиентов и начните тестировать нашу платформу бесплатно уже сейчас.

Нажимая кнопку «Получить доступ», вы соглашаетесь с политикой обработки персональных данных

📋Прайс-лист
по Фулфилменту

 🔥Бонус: бесплатное хранение 7 дней 

Для вас подготовлен прайс-лист с актуальными тарифами по фулфилменту.

Скачиваний: 2183

Получить прайс-лист по Фулфилменту

Оставьте заявку прямо сейчас и наши специалисты отправят прайс-лист на ваш WhatsApp или Telegram

Нажимая кнопку «Получить прайс-лист», вы соглашаетесь с политикой обработки персональных данных
Получить полный прайс-лист по фулфилменту

Присоединяйтесь к нашему растущему списку довольных клиентов и начните тестировать нашу платформу бесплатно уже сейчас.

Нажимая кнопку «Получить прайс-лист», вы соглашаетесь с политикой обработки персональных данных
Прайс-лист по доставке до маркетплейсов

Оставьте заявку прямо сейчас и наши специалисты отправят вам прайс-лист в течение 5 минут.

Нажимая кнопку «Получить», вы соглашаетесь с политикой обработки персональных данных
Подписка на новости компании
[unisender-form id="2210" title="Подписка на новости"]

Обработка персональных данных Политикой конфиденциальности

Добро пожаловать в FULEX

Оставьте заявку прямо сейчас и наши специалисты свяжутся с вами в течение 15 минут.

Нажимая кнопку «Стать клиентом», вы соглашаетесь с политикой обработки персональных данных

Ваша заявка отправлена

Менеджер свяжется с вами в ближайшее время. А пока предлагаем вам почитать полезные статьи по маркетплейсам.